Cuando manejamos un vehículo tenemos un tablero de indicadores: de temperatura, de nivel de aceite, de velocidad, revoluciones por minuto, nivel de combustible. Otros indicadores se ven a simple vista como si un neumático está bajo. Si vemos que un bombillo rojo se enciende intermitente sabemos inmediatamente que se requiere una acción.
El proceso de administrar los recursos humanos, como cualquier otro proceso organizacional debe ser monitoreado con frecuencia regular. Todo proceso, así como el de conducir, necesita su tablero de información para saber si las cosas marchan de acuerdo a lo esperado. El objetivo primordial de estos indicadores no es “entregarlos a la gerencia”. Más bien es asegurar que se marcha en la dirección correcta y poder tomar acciones correctivas cuando no sea así. Cómo un subproducto, les sirven como argumentos para que la junta les apruebe un analista y un auxiliar más, que tanto necesitan para el área.
¿Cuáles son algunos de los indicadores más frecuentes, que ya debería tener en su área o puede efectuar a partir de este momento?
-Número de ingresos: pueden ser netos (el número bruto de contrataciones nuevas). También puede expresarse como una relación de número de ingresos sobre total de la planta para obtener un índice del crecimiento de la misma. Con el segundo método sabremos si simplemente estamos reponiendo empleados que se fueron o la planta se nos está creciendo.
–Número de empleados egresados: Puede usarse el número entero y neto de retiros o bien relacionarse por causas, entre despidos con justa causa (sin indemnización), sin justa causa (con indemnización), retiros voluntarios y otras causas (jubilación o fallecimiento del colaborador). Nuevamente, si dividimos el total de retiros sobre el total de empleados activos tendremos un porcentaje que nos indica el índice de deserción de empleados. Si supera un 5% tendremos que investigar la causa.
–Número de descargos por faltas disciplinarias en el mes.
–Número de capacitaciones ejecutadas en el mes: Es muy interesante dividir este indicador en otras variables y obtener por ejemplo el número de colaboradores impactados, el total de horas de capacitación.
-Actividades de bienestar: eventos realizados, número de beneficiarios, etc.
Otros indicadores más de tipo estratégico:
Hasta aquí la mayoría de ustedes habrá pensado que este escrito carece de utilidad. Pueden tener razón. Por eso propongo a continuación unos indicadores que bien nos pueden revelar si RR.HH. está dedicado a la operación o tiene tiempo para asuntos estratégicos. Son una ensalada de conceptos. Tome usted los que le sirvan nuevos o modifique los que ya tiene. Sé muy bien que no estoy inventando el agua tibia, pero a lo mejor si una nueva forma de mirarla.
–Número de nivelaciones de salario ejecutadas en el mes: Por lo general toda escala de salarios necesita un mantenimiento y una revisión periódica.
–Número de perfiles de cargo actualizados o modificados en el mes: Normalmente la realidad organizacional y de operaciones de la compañía lleva a que las responsabilidades se modifiquen a cada minuto. ¿Se plasman estos cambios en los perfiles de cargo? Si los perfiles permanecen largo tiempo sin actualizarse, algo no anda bien… (Bombillo rojo intermitente).
–% total de perfiles actualizados totalmente con la realidad del cargo: Dado que la realidad de los cambios en funciones es tan rápida, es difícil lograr un 100% de actualización, pero si es necesaria una cifra mayor al 90%.
–Número de capacitaciones en competencias: Con número de participantes, horas ejecutadas.
–Número de capacitaciones en funciones específicas del cargo: con número de participantes y horas ejecutadas. Hay que diferenciar claramente entre las capacitaciones orientadas a competencias y las dadas en funciones técnicas o específicas del cargo.
–Número de actividades ejecutadas con el propósito de impactar la cultura organizacional: Este se puede subdividir en: correos desde la gerencia, publicaciones en la Intranet, publicaciones en carteleras, talleres presenciales, etc.
Número total de personas evaluadas en selección sobre total de ingresos: nos genera un interesante indicador sobre la efectividad y eficiencia del proceso de selección. Para no malgastar recursos valiosos, el número de evaluados para obtener un ingreso no debería ser superior a tres.
Número de personas por fuera de la escala salarial: (ya sea por exceso por defecto). Nos genera una idea certera de cómo anda la equidad al interior de la organización.
Número de actividades en el mes orientadas a mejorar el clima laboral: Puede expresarse en número de actividades y/o también en presupuesto ejecutado en este rubro.
% del presupuesto del mes de RR.HH. ejecutado: con su explicación en caso de que se exceda o se sub utilice.
Número de reclamos con Nómina (inconsistencias, horas extras mal liquidadas, etc.): Nadie va a negar el importantísimo papel del salario en la motivación de los colaboradores, por lo tanto hay que monitorear su calidad permanentemente.
Índice de pasivo vacacional: Número de colaboradores con más de 15 días pendientes por disfrute.Podría ser interesante sumar todos los días pendientes de disfrute de todos los colaboradores y convertirlos en meses o años (dependiendo del tamaño de la organización). Eso dará una idea más realista (y dramática) del pasivo vacacional y puede facilitar colocar una meta más apreciable. Por ejemplo si el total del pasivo sumara 18 meses podría colocarse una meta en reducirlo a seis, lo cual es una forma más visible y permite notar los avances en este tema.
Índice de ausentismo: Número total de colaboradores que se incapacitaron en el mes. Podría ser también número total de días de incapacidad. Para el caso de empresas medianas o grandes, puede resultar interesante convertir el número total de días a meses pues como vimos en el indicador inmediatamente anterior, no dará una idea más clara del tiempo “perdido” por esta causa.
% de dinero entregado a colaboradores por conceptos diferentes al considerado como legal: En otras palabras me refiero al valor de los beneficios extralegales entregados por mera liberalidad del empleador a los colaboradores. Puede representarse como un % del total de $ entregado como beneficio sobre el total entregado sobre el salario. Puede considerarse la opción de cuantificar beneficios entregados en forma no monetaria como alimentación, descanso remunerado, etc.
Una variación puede ser tener un indicador para los beneficios económicos y otro para los no económicos, pero cuantificados en dinero (manteniéndolos diferenciados).
Número de incidentes y /o a accidentes de trabajo: Un indicador demasiado importante y aunque puede permanecer la mayor parte del tiempo en cero “0”, la sola presencia de un incidente debe disparar las alarmas a todos los niveles, por el alto impacto social y económico que tal evento tiene.
Numero de eventos de riesgo para RR.HH.: contaremos aquí el número de eventualidades que general alto riesgo para la empresa como por ejemplo si hubo demandas laborales, si se presentaron incapacidades con origen profesional, entre otras que se puedan identificar junto con el área jurídica.
Monto total de cartera en créditos a empleados: (en caso de que exista el beneficio de préstamos). Puede tomarse globalmente o desglosarse por rubros (vivienda, consumo, calamidad, etc.).
Número total de empleados con título culminado de escolaridad: Podremos pensar que esta cifra permanecerá quieta, pero es muy probable que se mueva debido a los ingresos nuevos o que los actuales empleados culminan sus estudios. Puede dividirse en empleados con títulos técnicos o tecnológicos, con títulos profesionales y con educación superior especializada. Cómo una variante puede contarse el número de empleados cursando estudios. El ver estos datos históricamente nos dará una clara idea de cómo selección y desarrollo están impactando positivamente este indicador.
Número de empleados ubicados en cargos claves o críticos que se han desvinculado: Obviamente para implementar este indicador la empresa debe haber previamente identificado los cargos clave de la organización (aquellos que desempeñan una función tan clave en la empresa que su falta fortuita genera un alto impacto negativo en la organización, ya sea por experticia, por fuga de información clave u otro aspecto). La ida de uno de estos personajes, hombre o mujer, debe disparar inmediatamente la metodología de análisis de causa (o espina de pescado) y darle tratamiento de anomalía con el fin de evitar en lo posible nuevos casos.
Número de personas que salen antes del periodo de prueba: Nos dará un indicador de calidad del área de selección, o bien del micro clima interno del área de donde salen tales colaboradores.
Número de vacantes cubiertas a través de promoción interna/externa: Una buena forma de darnos cuenta si estamos aprovechando el potencial interno y su desarrollo.
Número de casos de empleados atendidos en RRHH.: No porque esté de último es el menos importante. ¿Cuántos empleados atendimos en situación de calamidad? ¿Cuántas dudas o inquietudes se solucionaron a sus colaboradores? ¿Cuántos conflictos internos, roces o malentendidos llegaron a RR.HH.? ¿Cuántas quejas o reclamos por mejoras en dotación, en relaciones con el jefe, en insumos de trabajo, etc.? Si no cuantifica estos casos no tendrá como justificar la nueva auxiliar que lleva dos años pidiendo, sin éxito…
Creo que he entregado más indicadores de los necesarios, pero es hecho a propósito ya que mi objetivo no era entregar información que ustedes ya recopilan o tienen. También sé que están en desorden. Mi único objetivo es que al menos cada lector que trabaje en el área de recursos humanos haya reflexionado sobre alguno de estos indicadores y haya planteado la inquietud de incluirlo o al menos de modificarlo y se convierta en información valiosa.
Si lo hace, le ruego lo comente en el espacio de este blog para tal efecto o bien en mi fan page de Facebook https://www.facebook.com/DonRamonPsicologiaLaboral
Hasta pronto!
Ramon Chaux
Psicologo Organizacional Freelance