Hay empleados demasiado equivocados que gestionan todo por su correo. Es algo paranoico: escribo y dejo la constancia de que informé. En qué fecha se lo dije. Incluso puedo demostrar cuando fue abierto. Tienen la forma y la redacción de notificación notarial.
Mucho peor aun cuando ese correo va con algunos nombres en la casilla CC, el odiado “con copia”, generalmente a personas de alto rango con poder de mando sobre quien recibe el mensaje.
Otros son justamente lo contrario. Informales y sobre temas no laborales. Se vuelven conversaciones despreocupadas casi tipo chat.
Yo trabajé como empleado por 20 años en empresas, 15 de los cuales fueron con correo corporativo. Nació como una herramienta muy útil que facilitaba la comunicación. Antes de eso llegaba “Jairito” con una enorme bolsa a sus espaldas repartiendo cartas y sobres escritos el día anterior (o con suerte ese día en la mañana).
Luego vino la inundación de correos masivos.
Hoy en día cuando me arrimo a una oficina y veo el PC de un empleado con decenas de correos sin abrir, una de las cosas que más agradezco de no ser más empleado es no tener cantidad de correo pendiente por leer, por responder.
A más de causar estrés, el correo es la forma más efectiva de enlentecer o ralentizar la gestión de los procesos en una empresa. Lo supe por este ejemplo sencillo:
Dos ingenieros industriales deben de llenar sus indicadores a partir de la información que reciben de varias áreas importantes. Cómo en todas las empresas, hay que recordar días antes a las personas sobre el compromiso de enviar información clave para alimentar los indicadores. Uno de ellos envía solo correos. El otro, más hábil socialmente (y tal vez mas inteligente) va hasta las oficinas y establece compromisos con los responsables. Si quedan en otras áreas geográficas hace llamadas telefónicas para hablar con los jefes encargados de gestionar la información clave.
No me creerán pero el que utiliza menos el correo para esta gestión obtiene casi siempre un cumplimiento en las fechas de entrega. Quien envía solo correos obtiene siempre las respuestas después de tiempo.
Y es que el correo, como el Wasap es impersonal. Un porcentaje demasiado importante del tiempo de los colaboradores se va en administrar esta herramienta estresante, útil, pero desafortunadamente sobre utilizada.
En ciertas ciudades se implementa el “día sin carro”. Solo circulan ambulancias y vehículos indispensables.
Las empresas están en mora de empezar a des-incentivar el uso del correo. Una buena idea puede ser “el día sin correo”. Muchas empresas tienen telefonía IP, así que el gasto en teléfono será igual que en el correo: datos.
Las ventajas tienen su lado malo. Cuando no había vehículos automotores, había menos enfermedades pulmonares. Había menos obesidad pues la gente caminaba más. La segunda o tercera causa de muerte en jóvenes actual no existía (accidentes automovilísticos).
Lo mismo pasa con el correo. Está enfermando la comunicación humana en el trabajo.
Una segunda idea, positiva, es que en lugar de correo existan esas aplicaciones relativamente “livianas” que permiten llamadas tipo Skype entre empleados. O por lo menos a las redes sociales corporativas. Un “Facebook” empresarial, un Twitter interno, con mensajes cortos y efectivos.
Volvamos a lo humano.
Jamás la conversación, el tono de la voz y una mirada a los ojos van a ser suplidas por un conjunto de caracteres lanzados a velocidad del rayo.
Demasiadas veces el buzón está lleno. En otras ocasiones, el empleado tiene cien o más correos sin leer. Los aplaza por tanto tiempo que al final termina eliminándolos sin abrirlos porque asume que ya están desactualizados.
Es hora ya de empezar a darle buen retiro a los correos, o por lo menos, darle su justa medida.
La media mundial de correos por empleado es de 120 correos día, lo cual da la espantosa cifra de 109 mil millones de correos corporativos diarios.
Demasiado tiempo, dinero y energía tirada a la basura- Por lo menos un 20% del tiempo dedicado a esa monstruosidad podría usarse en cosas más provechosas.
¡Hasta pronto!
Ramon Chaux
Psicólogo Organizacional Freelance
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