El proceso de selección es uno de los que más energía consume y en donde se genera una gran cantidad de desperdicio de esfuerzos y recursos. En este desperdicio, pocos procesos en la empresa le ganarán a este en dejar energía, recursos y horas/hombre malgastados. Desafortunadamente el desperdicio de recursos no depende de la calidad del proceso ni de quien lo ejecuta. Es inherente en un proceso de búsqueda y selección.
El proceso de selección, igual que buscar oro:
En la actividad de la minería aurífera se necesitan muchos camiones llenos de tierra antes de sacar, con mucha suerte, algún gramo de oro. A un lado del proceso de selección del metal se hará una montaña enorme de desperdicios mientras que en la alfombra quedará apenas un polvillo después de decenas o cientos de camionadas de tierra. La relación de masa y peso entre los desperdicios y el oro es monumentalmente desproporcionada. Parte del éxito del minero, como en el proceso de selección, es hacer que se disminuya la proporción desperdicio/beneficio en la búsqueda.
Veamos cómo y dónde se producen tales “desperdicios” que después, en este mismo artículo, intentaremos resolver o disminuir.
La publicación de la oferta y preselección de hojas de vida
Cuando publicamos una oferta en un portal especializado podremos recibir fácilmente entre 200 y 1000 candidatos. Eso implica la desgastadora tarea de revisar una a una las hojas de vida y empezar a descartar aquellas que no cumplen con los requisitos mínimos para aplicar a la oferta. El primer gran factor de desperdicio está pues en esta revisión que suele ocupar bastantes horas de trabajo especializado (normalmente un profesional de la psicología) para analizar estas hojas de vida y dejar sólo aquellas que pueden tener interés para el proceso de selección. Es posible que sólo entre el 5% y el 10% resulten aptos. Esto quiere decir que el trabajo de revisión del 90% de las hojas de vida casi que literalmente va a la basura, o por lo menos a tiempo improductivo. ¿Quién es el culpable de este desgaste? Normalmente son los candidatos que aplican a una oferta sin cumplir con los requisitos que se estipulan en la misma. Es posible que el afán de conseguir empleo le haga aplicar a cuanta oferta aparece en el portal, asumiendo erróneamente que conseguir empleo funciona como la lotería: entre más billetes compres, mejores oportunidades tendrás de ganar. Ya veremos más adelante que hay una forma de reducir estas aplicaciones no deseadas.
La pre entrevista
Una vez se ha elegido a las personas que cumplen con los requisitos mínimos exigidos debes empezar a llamar a los candidatos básicamente con dos objetivos: comprobar si el candidato realmente cumple con los requisitos mínimos y además si el candidatos está dispuesto o interesado en la oferta. En un proceso ordinario se deberán hacer entre 20 y 50 llamadas de pre entrevista. A muchos de quienes llames no les interesará el trabajo (por el salario, porque está contento en su actual empresa). A otros no lograrás ubicarlos y en otro tanto identificarás que el prospecto no se ajusta porque no tiene conocimientos relacionados con el cargo a cubrir, entre muchas otras razones. Así, con suerte, de las 50 llamadas realizadas aproximadamente entre el 20% y 30% estará dispuesto o será apto a seguir con la oferta. De esta manera, buena parte del tiempo dedicado quedará invertido en candidatos que no tienen posibilidad de ser seleccionados.
Entrevista y pruebas
Normalmente al selecto grupo que queda después del largo proceso de revisión de hojas de vida y de pre entrevista telefónica se le aplicarán entrevistas y pruebas psicotécnicas. Si se entrevistan 10 personas esto puede tomar todo un día. Si entrevista el responsable de gestión humana y después el jefe serán dos días de trabajo de personas altamente especializadas (y con alto salario) lo cual no es precisamente económico para, finalmente, escoger a un solo candidato. Empezamos revisando centenares de hojas de vida, llamando decenas, entrevistando y gastando en pruebas a un buen número para al final, con suerte, tener al candidato idóneo para el cargo. Esto sin contar con que en no pocas ocasiones se debe declarar el proceso desierto y reiniciar la búsqueda pues ningún candidato resulta elegido.
Si he tenido fortuna en describir un proceso de selección prototipo o modelo quienes lean esto y trabajen o tengan relación con selección se sentirán identificados con los problemas planteados.
¿Hay solución para disminuir las horas improductivas?
Habiendo trabajado muchos años en el área de selección considero que si hay soluciones al alcance que permitan disminuir las horas mal invertidas en un proceso de selección. Veamos cuales son mis propuestas, que como en otros blogs, debo advertir, no provienen de ningún texto académico sino de mi simple y llana experiencia.
Propuesta uno: tercerizando el reclutamiento.
Existe una modalidad freelance en la cual la empresa paga a un profesional especializado en reclutamiento por la búsqueda de hojas de vida para un determinado cargo. Con una salvedad: únicamente paga por las hojas de vida que realmente cumplan con los mínimos requeridos en el perfil del cargo. Estos mínimos normalmente se circunscriben a la formación académica, la experiencia requerida y algún (os) conocimiento (s) técnico(s) o profesionales especializados. De esta manera la empresa no necesita una persona de planta que haga reclutamiento: paga por ello pero únicamente por aquellas hojas de vida que tengan un alto potencial para ser ubicados en la vacante ofertada. Esto disminuye drásticamente los gastos del proceso de selección ya que los tiempos muertos de publicación y revisión de hojas de vida se trasladan al proveedor y la empresa puede reducir sus gastos fijos.
Propuesta dos: hoja de vida especializada y única para cada cargo.
En el trabajo, así como en la vida cotidiana tendemos a seguir haciendo las cosas como tradicionalmente se ha hecho y no damos paso a formas creativas de mejorar un proceso. Siempre es el candidato el que define como diseña su hoja de vida o en el mejor de los casos nos ceñimos al formato preestablecido del portal de empleo que estemos usando. El uso de una hoja de vida para cada proceso nos ayudará con el problema de los candidatos que aplican a todas las ofertas como quien apuesta en una lotería gratuita. Para mostrar las ventajas de este sistema debemos escoger un ejemplo. Vamos a tomar a un ingeniero industrial con experiencia en levantamiento de procesos estandarizados en una planta de suministro de alimentos. El perfil dice que debe haber trabajado mínimo dos años en empresas del sector “alimentos”, ser ingeniero industrial graduado y tener experiencia en diseño de flujos de procesos en una planta de suministros o materia prima del sector ya mencionado. Para evitar que apliquen personas que no cumplen con ese perfil podemos usar una hoja de vida como la siguiente:
Forma uno:
http://www.psicologiafreelance.com/#!VACANTECOORDINADOR DE SO/c3f8
Forma dos:
Un ejemplo para obtener datos de un asesor comercial:
http://www.mindmanagement.co/MindDemo/demo.do?demo=demop
Cómo verán, en la forma uno la manera de realizar las preguntas conlleva a que el mismo candidato se dé cuenta que no cumple con las condiciones y lo más probable es que abandonen quienes sientan que no encajan en la oferta. Por otro lado es prácticamente redundante la necesidad de los requisitos que terminará desanimando a quienes no cumplan exactamente con el perfil que requerimos. Vale decir, que es muy fácil técnicamente lograr que cada aplicación llegue directamente a sus correos ya sea usando mi plataforma o bien que diseñen su propia. La forma dos está más orientada a definir, desde la hoja de vida, si el candidato tiene las competencias, la experiencia y la motivación para un cargo especifico, en este caso, comercial.
Propuesta tres: pruebas técnicas online
Antes de gastar tiempos en entrevistas y en pruebas psicológicas se puede enviar por correo una prueba técnica que permita ver “el estilo” del candidato, sus conocimientos e incluso algunas de sus habilidades. ¿Su costo? 20 veces más económicas que traer diez candidatos a entrevista, su aplicación online ahorra viáticos a seleccionadores y candidatos y lo mejor de todo: se ahonda en el conocimiento del candidato antes de incurrir en los tiempos muertos que pueden generar desperdicios en horas de un profesional especializado.
Casi puedo asegurar que si se realizan las propuestas antes mencionadas es posible, antes de malgastar una sola de hora de trabajo especializado, tener una terna o quíntupla factible de ser acogida en el nuevo cargo y ya los desperdicios no serán tan exagerados como inicialmente se plantearon.
Veamos varios ejemplos de estas pruebas técnicas o situacionales online:
Recuerde que estos son solos ejemplos y que las situaciones y preguntas pueden personalizarse a las necesidades de cada empresa y cargo:
Un asesor financiero de cara al cliente
http://www.tutestpersonalizado.com/#!CASOVENTAS INTANGIBLES/cy0p
Caso de un jefe de RRHH (I)
http://www.tutestpersonalizado.com/#!CASODE JEFATURA RRHH/c1lq1
Caso de un Jefe de RRHH (II)
http://www.tutestpersonalizado.com/#!CASOJEFATURA DE RRHH2/c10cp
Un caso de gerencia general
http://www.tutestpersonalizado.com/#!UNCASO DE GERENCIA GENERAL/c216n
Conclusión
Con un poco de creatividad puede volver el proceso de selección más enfocado a sus verdaderas necesidades, disminuir costos e incluso tomar mejores decisiones. Los ahorros saltan a la vista: ahorro en tiempo, en horas de profesionales especializados, en cantidad de pruebas psicotécnicas usadas y ahorro en largas horas de entrevistas con candidatos que no llenan nuestras expectativas.
Recuerden que el autor de este escrito está en condiciones de montar este esquema en su empresa.
¡Hasta pronto!
Ramon Chaux
Psicologo Organizacional