Cada vez que identificamos brechas de conocimiento nuestra tendencia natural es a ver temas agrupados, completos de comienzo a fin. Podemos pensar por ejemplo “necesito un curso de NIIF”, o “necesitamos reforzar el tema de aduana y exportaciones” o “un curso de servicio al cliente”. Inmediatamente después, la pregunta que nos surge es la intensidad horaria que nos llevará dicha formación. Las salas, los recursos y la manera de lograr asistencia masiva.
Normalmente las necesidades de formación en estos ámbitos se cubre a través de la propia empresa o acudiendo a terceros proveedores que nos ofrecen la capacitación usando cursos presenciales, contenidos virtuales, material escrito, evaluaciones, etc.
Desafortunadamente hay un fantasma que acecha a las capacitaciones vistas como un todo y normalmente extensas (entre una hora hasta 4 o más horas por jornada). Ese fantasma se compone de distracción y poca capacidad de procesar y mantener el gran volumen de información que se brinda en los cursos o talleres tradicionales. El imprescindible celular y los chats hacen también sus estragos en la capacidad de concentración y retención de contenidos.
Finalizado el curso, menos de un 10% será recordado una semana despues.
Hay una estrategia, más bien reciente y poco conocida, que se llama el micro aprendizaje.
El micro aprendizaje se caracteriza por lanzar temas de muy corta duración desde segundos hasta máximo 15 minutos de duración. Incluso puede ser más reducida, en forma de una frase clave o un concepto breve pero aleccionador.
En lugar de ofrecer un taller de servicio al cliente de 16 horas podemos lanzar una frase diaria.
Por ejemplo, el primer día lanzamos un pantallazo que dice “A los clientes les gusta que le mires a los ojos, le sonrías y escuches sus necesidades”. Y así sucesivamente con varias frases diarias o una por día repetida con cierta frecuencia durante la jornada.
Este modelo no sólo es más efectivo para dejar improntas duraderas sino que también es más económico. Más efectividad a menor precio.
¿Qué no se pueden tratar capacitaciones técnicas? Claro que sí.
Supongamos que una empresa de logística y transporte que sufre varias pérdidas anuales por error en la diligencia de un formato de aduana internacional necesita capacitar en esto. Basta con identificar cuáles son las fallas más comunes y lanzar un mensaje como:
“El campo “UNIDAD FÍSICA” del documento único de importación DUI corresponde al número total de unidades físicas de la mercancía contenida en los bultos correspondientes a esta serie. Si la cantidad indicada corresponde a fracciones de mercancías, éstas serán consignadas con decimales”.
En salud ocupacional o seguridad industrial, para citar un ejemplo, es posible en cinco minutos mostrar una o dos conductas peligrosas en las máquinas y ejemplificar los peligros y razones por lo cual no debe hacerse X conducta. Esto además tiene la ventaja de que no hay que sacar a los empleados de la operación y puede adelantarse en micro jornadas diarias.
Una frase o una pequeña demostración con un sentido poderoso, tendrá una recordación que puede ser indeleble en la memoria.
Las características básicas del micro aprendizaje son:
Brevedad: Las lecciones asociadas al micro aprendizaje son en esencia cortas (desde los pocos segundos hasta máximo 15 minutos).
Micro partícula: debido a su brevedad, el micro aprendizaje se centra en un sólo tema, concepto o idea.
Variedad: el material o contenido que apoya las lecciones de micro aprendizaje puede presentarse en diferentes formas (actividades, juegos, vídeos, preguntas, diapositivas, discusiones, etc.)
Esta forma de aprendizaje es más consecuente y congruente a como aprende la actual generación. Cuando se tiene una duda se va directo al tema, al grano, y se busca y encuentra la respuesta específica a nuestra inquietud en un asunto de segundos. Hace apenas 20 años para encontrar una respuesta había que consultar cinco artículos y pasar una tarde en la biblioteca. Hoy en día vamos a la palabra precisa. A la palabra clave y al tema concreto.
No nos olvidemos de los cursos, pero si quiere efectividad, cree micro temas. La tecnología puede ayudarle pues se pueden enviar pantallazos cada tanto con pequeños capsulas de aprendizaje.
Casi todos los temas son susceptibles de presentar de la manera propuesta.
Eso sí, no se trata de lanzar frases a diestra y siniestra. Como toda formación, se requiere una delicada planeación porque los tópicos no pueden lanzarse en desorden. Deben ir encadenados, lógicos y que la suma de todos los pequeños aprendizajes forjen una nueva habilidad.
Innove. Dele un mejor uso a su dinero para la capacitación (cada día más escaso).
Arriésguese con esta nueva técnica y verá que los resultados no le defraudan.
Nos veremos pronto.
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Ramón Chaux