Son muchas las personas a cargo de equipos de trabajo, grupos de investigación, creativos o interdisciplinarios. Pero ¿cuántos de ellos usan exitosamente la tecnología para generar espacios de colaboración eficaces?

Tengo la oportunidad de liderar un equipo de comunicadores, diseñadores y encargados de plataforma, donde el uso de las herramientas digitales han jugado un papel importante en la articulación a la hora de trabajar. A continuación, compartiré algunas de esas buenas prácticas que pueden ser aplicadas en cualquier espacio laboral:

• Programe sus actividades en conjunto

Incorpore el uso de calendarios compartidos, los cuales pueden ser renovados en conjunto dependiendo de las actividades de cada miembro del equipo, evitando la congestión de actividades o saturación.

Calendarios como Google Calendar o Zoho Calendar, son servicios gratuitos de fácil uso, que pueden ser programados para enviar notificaciones y recordatorios automáticos.

• Use un administrador de proyectos

Existen programas y servicios en la nube que permiten realizar seguimiento a proyectos, asignar tareas, reuniones, entregables, entre otros. Esta labor la puede ejecutar desde cualquier lugar que tenga una conexión a Internet. El siguiente es un video-tutorial de la plataforma Zoho, herramienta que le dará un panorama claro del avance de su proyecto para tomar decisiones a tiempo.

• Comparta sus documentos en ‘la nube’

La rápida penetración de servicios de almacenamiento en la nube facilita que los usuarios tengan de forma gratuita varias opciones para compartir documentos y contenidos en línea, algunas de ellas son: Google Drive, DropBox, SkyDrive.

De esta manera, se eliminan excusas al no tener la última versión de un documento, ampliando la posibilidad de trabajar de forma simultánea, minimizando tiempos de producción y reciclando archivos y versiones innecesarias.

• Elija un canal de chat para comunicarse

Muchas empresas y organizaciones tienen restricciones en el uso de chat, sin embargo si está en sus manos, el uso correcto de este servicio puede ahorrar desplazamientos innecesarios y dinamizar la toma de decisiones.

Establezca reglas generales que le permitirán garantizar la usabilidad de esta herramienta: no mezcle conversaciones personales con sus compañeros de trabajo y/o empleados, no envíe animaciones y emoticones innecesarios. Limite sus conversaciones a temas laborales y productivos.

• Programe reuniones permanentes de seguimiento

Es importante realizar reuniones periódicas de seguimiento a su proyecto, metas y entregables. Estas no deben ser necesariamente presenciales; puede usar Skype, Dimdim, Webex servicios gratuitos de teleconferencia que le permitirán estar en contacto con su equipo de trabajo.

• Considere el teletrabajo como una opción productiva

En ciertos casos el teletrabajo (trabajo a distancia) es una atractiva opción que puede ahorrar recursos y tiempos de movilización. El trabajo desde la casa u otro espacio diferente a la oficina es igual o más productivo que la labor en las oficinas.

En esta modalidad es importante establecer reglas generales que no estén basadas en el tiempo dedicado, sino en el seguimiento de entregables y metas diarias.

• No abuse de la conectividad móvil

Son muchas las personas que ahora cuentan con conexión en sus móviles (Pin, WhatUp, chats en general), sin embargo es importante que como líder del equipo aprenda a respetar los espacios de descanso de los miembros de su equipo. No chatee en fines de semana o días libres con temas de la oficina. Envíe correos electrónicos si necesita que su equipo conozca algún dato importante.

Estas son algunas buenas prácticas que pueden ser apoyadas por el uso de la tecnología y que ayudan a aumentar su productividad y efectividad como equipo. Recuerde que las TIC, Tecnologías de información y comunicación, no son el fin, sino recursos valiosos que apoyan la gestión de la información en cualquier ambiente de trabajo.

Laura Ayala
Coordinadora Gestión del Conocimiento
Colombia Digital