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Prospectiva @PetronioFest: @mincultura sobre certificaciones de calidad ISO

Con base en su experiencia de entidad certificada en gestión de la calidad, el MinCultura muestra los beneficios de las certificaciones de calidad ISO 9001 como estrategia para fortalecer el Petronio. Quinta entrega de la Prospectiva.

No se trata de una propuesta del Ministerio de Cultura para la Secretaría de Cultura de Cali. Fue una petición de Fundación Color de Colombia al MinCultura para la Prospectiva del Petronio: un texto introductorio al tema de calidad ISO.

Como usuarios co-gestores de El Espectador del Petronio sabíamos que hay procesos de su organización ‘no estandarizados’, sin desconocer un mejoramiento continuo en las dos últimas versiones del Festival.

De otro lado, y tal vez más importante, como mostrará Ana del Pilar Copete en otra entrega de esta serie, existe un riesgo organizacional para el Petronio con cada elección de alcalde de Cali.

Dicho riesgo organizacional se mitigaría enormemente con la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la Norma Internacional ISO 9001.

Un tema relevante de la conversación es, entonces, si la Secretaría de Cultura de la ciudad puede proponerse dejar como legado un avance significativo de la certificación en calidad de los procesos del Petronio.

Certificaciones de calidad ISO 9001 como estrategia para fortalecer el Petronio

Por Ministerio de Cultura

El Ministerio de Cultura como entidad responsable de salvaguardar la memoria y las tradiciones colombianas, busca permanentemente transmitir y promover el folclor de las diferentes regiones del territorio con el fin de preservar su integridad y que de esta forma prevalezcan la tradición y las costumbres que nos identifican como colombianos.

Por lo anterior y dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 872 de 2003, que “crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios», en el año 2006 el Ministerio de Cultura oficializó la entrega de la Certificación del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2000.

Posteriormente, en septiembre del año 2007, se obtuvo la certificación en la NTCGP 1000:2004, que el Instituto Colombiano de Normas Técnicas -ICONTEC- le otorgó a la totalidad de sus procesos y los de sus Unidades Administrativas Especiales: la Biblioteca Nacional y el Museo Nacional de Colombia.

Actualmente, el Ministerio continúa mejorando sus procesos y se prepara para la auditoría de seguimiento de la certificación en la ISO 9001:2008 y en la NTCGP 1000 con ente certificador SGS Colombia S.A.

El contar con la certificación le ha permitido a la entidad conservar su memoria institucional y mejorar continuamente sus procesos, centrándose en la eficacia de la gestión de la calidad para dar cumplimiento a los requisitos y necesidades de los usuarios.

De este modo, se ha convertido en una herramienta imprescindible para la orientación de los procesos hacia el ciudadano, permitiendo avanzar hacia la excelencia y el logro de las ventajas competitivas frente a otras entidades.

Para el sector cultura, uno de los eventos más importantes que se llevan a cabo cada año en el país, es la realización del Festival Petronio Álvarez, en donde el folclor afrocolombiano y la Costa Pacífica son protagonistas, exaltando no solo sus costumbres sino otros atributos adicionales del folclor de la región como lo son el baile y los cantos ancestrales, los cuales representan la tradición viva de los pueblos de la región.

En el marco de las actividades que se exponen en cada versión del Festival, y con el fin de buscar el mejoramiento en la capacidad de las operaciones que se ejecutan en la planeación de este, se sugiere dar norte a este tipo de actividades mediante la implementación y certificación del SGC, que hará que todos los procesos que se enmarcan dentro de este evento cuenten con un desarrollo continuo, lo que llevará a ofrecer y presentar un mejor servicio a los usuarios.

Collage MinCultura sobre certificaciones ISO para Petronio

La implementación del sistema de gestión de la calidad permite dar solución a los problemas de operación, ya que el ajuste de procedimientos logra la agilidad en los procesos. Allí, se determinan actividades específicas y sus responsables.

De igual forma, mediante el procedimiento detallado se garantiza llevar a cabo las distintas actividades que se traducen en el buen funcionamiento de la programación del festival.

Estas consideraciones hacen parte del enfoque hacia al cliente, pero de igual forma cabe resaltar que las certificaciones en calidad como lo es la 9001 deben validar todos los aspectos, no solo de ejecución de actividades, sino en las formas de hacer en aspectos tan importantes como los logísticos y los de inventario, y así lograr una buena ejecución de los procesos necesarios para la realización de los distintos eventos.

Es importante tener en cuenta las dinámicas y tendencias del mercado que pueden llevar al Festival Petronio Álvarez a implementar y certificar su Sistema de Gestión de la Calidad basado en la Norma Internacional ISO 9001.

Este proceso puede implicar la reestructuración de la organización, ajustar los procedimientos internos, la inversión de recursos, el establecimiento de objetivos y la evaluación de la eficacia del sistema para alcanzar el objetivo propuesto con procesos más sofisticados y mayores responsabilidades en términos de conducta  frente a las partes interesadas (stakeholders).

Los siguientes son los beneficios que resultan al implementar un Sistema de Gestión de la Calidad:

• En lo financiero, mejora la gestión y optimización de los recursos.

• Fomenta la importancia del personal en los objetivos de la organización, el trabajo en equipo y la definición de las responsabilidades individuales.

• Disminuye la variabilidad en los productos o servicios

• Se evitan confusiones al tener documentado lo más importante de cada proceso.

• Surge orden donde había desorden y seguridad donde hubo incertidumbre.

• Estandarización de actividades.

• Se concretan las responsabilidades del personal implicado en cualquier aspecto de la calidad, evitando problemas.

• Se controlan los costos de calidad y de no calidad.

• Disminución de clientes/usuarios insatisfechos.

• Personal mejor calificado al identificar sus necesidades de capacitación y formación .

La puesta en marcha de un Sistema de Gestión de la Calidad permite que se siente un precedente en la ejecución de actividades, logrando que exista una mejora continua, que con el tiempo consiguen ser perfeccionadas y refinadas hasta que haya un sistema que sea efectivo y produzca resultados de alta calidad.

Tomar parte en la calidad  implica, además, un reconocimiento social, una exigencia en la oferta del servicio en términos comparativos con enfoque en la perspectiva de constante mejora.

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